合同管理办法

 

第一章　总　则

第一条　为进一步规范学校合同管理工作，防范合同风险，维护学校合法权益，加强廉政建设，依据《依据中华人民共合国合同法》，结合学校实际，特制定本办法。

第二条　本办法所称合同，是指以学校的名义，在开展教学、科研及其他活动时，与其他自然人、法人和其他组织等平等主体之间为明确双方民事权利义务关系所签订的书面协议。

学校与教职工签订的聘用合同和劳动合同，不适应本办法。

第三条　学校合同管理遵循统一领导、归口管理、分级负责的原则。

第四条　合同签订和履行必须遵守国家各项法律、法规、规章和政策规定，坚持平等互利、协商一致、诚实守信的原则，维护学校的正当权益，任何部门和个人不得利用合同损害学校利益。   

 

第二章　合同管理机构及职责

第五条　学校合同事务由综合管理部门、归口管理部门和合同承办单位依各自权责进行管理。

第六条　学校办公室是学校合同事务的综合管理部门。主要职责是：

（一）制订学校合同管理的基本规章制度;

（二）为校内各二级学院、各部门办理合同事务提供法律咨询服务和合法性审查；

（三）负责合同文本及相关资料的备案和档案保管。

第七条　学校授权相关部门按职责范围对合同进行归口管理，归口管理部门负责组织合同项目承办部门、相关职能部门洽谈合同，协调、督促有关合同的签订、履行、违约处理等工作。具体分类如下：

（一）凡需办理政府采购手续或学校支持款项的基建工程、教学仪器设备、信息化建设、教材、图书期刊、后勤物资等采购类合同，归口采购办（计财处）管理。

（二）学校与企业行业在人才培养、顶岗实习、工学交替、校企合作办学、科技创新与技术服务、资源共享与共同发展等方面合同，归口校企合作中心管理。

（三）人事劳资等方面的合同，归口组织人事处管理。

第八条　合同承办单位负责合同文本的起草、送审、履行、备案及送交存档等工作，对所签合同的可行性、真实性、合法性、合理性负责。主要职责为：

（一）负责所承办合同的可行性分析论证；

（二）负责审查合同标的的真实性；

（三）负责审查合同对方的主体资格、资质、信用状况、履约能力等，包括但不限于：

1.合同对方是否具有签约资格；

2.合同对方是否具有履行合同所必须的资质，应要求对方提供相关证明资料；

3.审查合同对方签约代表的身份证明和签约资格证明，如法定代表人的身份证明或法定代表人出具的授权委托书（应明确载明委托代理事项、权限及期限）等；

4.根据需要，可以要求合同对方提供主要的财务报表以及从事相关业务的业绩证明材料；

5.必要时，可以要求合同对方提供履约担保。

合同承办单位应审查、核实上述资料的真实性、有效性，并将上述资料连同合同文件一并保存。合同对方当事人的主体资格、资信状况或履约能力有瑕疵的，不应与其签订合同。

归口管理部门另有规定的，按归口管理部门的规定办理。

（四）负责合同的洽谈和起草，负责对合同条款进行合法性、合规性和合理性审查。确认合同内容符合法律法规、本办法及学校其他有关规章制度的规定，并与招投标或协商谈判内容一致，条款表述核对无误。确认合同款项有相应的经费来源和经费支出预算；

（五）负责将合同提交归口管理部门审查；

（六）负责办理法律、法规规定的审查、登记或备案手续；

（七）负责具体履行合同，跟踪掌握合同履行情况，协调处理合同纠纷；

（八）负责收集、保管合同签订及履行过程中形成的有关资料，在合同履行完成后及时送交学校综合档案室存档；

（九）其他有关合同事务。

 

第三章  合同的订立

第九条　合同拟订前，合同项目承办部门应按本办法规定进行审查后，以“郴州职业技术学院”名义签订。

第十条　合同拟定应尽量参照各类合同的示范文本。合同条款应当完备、严密，除根据法律规定或按合同性质必须具备的条款外，还可以根据具体情况约定其它条款。合同一般应包括以下条款： 

（一）当事人的名称、住所，法定代表人的姓名、职务，委托代理人姓名、职务、联系方式；

（二）标的（包括种类、数量、质量等要求）；

（三）价款及其支付（包括计算方法、支付进度、结算方式等）；

（四）履行期限、进度要求、地点和方式；

（五）验收标准及方法；

（六）违约责任（包括违约金或赔偿金的计算方法等）；

（七）解决争议的方法；

（八）其他根据合同实际情况应当具备的条款（包括但不限于名词和术语的解释、风险的承担、知识产权归属、收益的分成、保修、保密、合同的生效和解除条件等）。

（九）合同签订的时间地点。

第十一条　根据党委领导下的校长负责制和“三重一大”事项集体决策制度，按照合同性质、内容，需将合同草案提请校长办公会或党委会审议。集体审议后，如需修订、完善，业务分管校领导应组织合同归口管理部门、合同项目承办部门、相关职能部门根据会议决定与合作方洽谈修改，形成正式合同样本。

第十二条　合同项目承办部门按照规定填写《郴州职业技术学院合同会签表》（见附件）并附书面合同样本按程序审核会签。审核会签的要求如下：

（一）《郴州职业技术学院合同会签表》必须据实填好，履行相应的审查会签程序。 

（二）参与会签审核的部门在审核会签时，对职责范围内的事项必须严格审查，共同依法维护学校利益。

（三）经济合同必须送交计划财务处审核会签。

（四）根据合同性质、内容，经学校领导批示应提请法律顾问审核的合同，应请法律顾问对合同的内容、条款进行咨询把关，并出具书面意见。

第十三条　校长是法定代表人，学校所有合同必须由学校法定代表人签署或授权签署。学校任何二级学院、部门或个人不得擅自以学校或所属二级学院、部门的名义对外签定合同，违者追究相关人员责任。

第十四条　合同审批、签订流程如下：

  （一）分管校领导审签。合同项目承办部门持合同样本及有效附件和合同会签表，报业务分管校领导审签提出书面意见。业务分管校领导审签后，需在合同会签表和合同样本每页上面签字认可。

（二）校长审批、签订合同。合同项目承办部门持业务分管校领导审签的合同样本、正式合同及有效附件和合同会签表报校长审批。校长审批同意后，在合同会签表和正式合同上签字，授权分管校领导签订的在会签表上注明。

（三）网上电子卖场合同审签5000元以下由采购部门负责人签署；5000－50000元由采购部门的业务分管领导签署；5万元（含5万元）以上由校长签署或校长授权签署。

第十五条　学校对外签订的所有合同，一般情况下，应由双方当面签字盖章；特殊情况不能当面签字的，原则上应由合作方签字盖章后我方才予以盖章。

第十六条　合同编号、盖章流程如下：

（一）合同项目承办部门单位持校长或授权分管校领导签字的正式合同样本到归口管理部门申请合同编号，归口管理部门对合同进行分类分别编号与登记。

（二）学校办公室对校长或授权分管校领导已签字和已编号的正式合同加盖郴州职业技术学院公章（含骑缝章）。没有校长签字或授权的合同不得盖章，没有合同编号的合同不得盖章。

 

第四章  合同的履行、变更、解除和终止

第十七条　学校建立合同履行监督审查制度。承办单位应当对合同履行实施有效监控，督促对方积极履行合同，确保合同全面有效履行。

第十八条　在合同履行过程中发现有显失公平、条款有误或对方有欺诈行为等情形，或因政策调整、市场变化等因素，已经或可能导致学校利益受损，承办单位应当立即采取相应措施，及时报告，并办理合同补充、变更或解除手续，将损失降到最低。

第十九条　合同管理部门或合同项目承办部门发现合同约定的情况发生变化，继续履行合同将给学校造成损害时，应及时向职能部门和校领导提出变更或解除合同建议。经与合作方协商一致后，可以变更或解除合同。

第二十条　在合同履行过程中，确需变更或解除合同的，由承办部门提出变更或解除报告，经合作双方协商后，按本办法规定的合同订立的流程，经相关职能部门负责人审核会签和业务分管校领导审签、校长审批后，方可签订补充合同或解除合同。

第二十一条　变更或签订补充的合同文本作为原合同的组成部分或更新部分，与原合同具有同等法律效力，纳入本办法的管理范围。合同变更后，原合同编号不予改变（可适当加注补充）。

第二十二条　合同项目完成后，由合同项目承办部门牵头组织有关职能部门（纪检监察、归口管理部门、财务部门等）对合同执行情况进行验收，如验收合格，需在合同项目验收单（由资产管理部门另行制定）上签字；合同项目承办部门应及时与计划财务处清理核对合同履行有关的债权、债务；质保期满后，合同自行终止，如合作双方认为需续约的，按本办法规定的合同订立审批流程重新审批，任何部门单位和个人不得擅自决定续约，否则无效。

 

第五章　合同备案及归档

第二十三条　合同作为重要的法律文书，各有关部门应妥善保存合同文本（含有效附件）及相关资料。不得丢失和自行销毁。合同存档案要求如下：

（一）正式合同一式几份应在合同中约定，分送学校档案室、归口管理部门、合同项目承办部门、合作方以及计划财务处（其中档案室和计财处的合同必须为正式合同原件）等相关职能部门。

（二）学校办公室在合同用印的同时保存一份正式合同、业务分管校领导审批签字认可的合同样本及合同会签表等有关附件原件（如工作需要，可将有效附件复印给相关职能部门保存并执行）并及时移交档案室分类存档。其它合同由合同项目承办部门分送相关职能部门存档。

（三）合同归口管理部门应建立合同管理台账，将合同文本、相关附件、会议记录等按规定整理存档，项目承办部门、相关职能部门也应按要求建立所签订合同的管理台账，并指定专人管理。

第二十四条　合同事项办理完毕之前，承办单位应负责连续收集和保管有关材料，并注意做好文字记录或形成书面材料。对于合同洽谈、签订、履行、变更、解除及纠纷处理过程中形成的所有资料，包括但不限于合同文本、补充协议、可行性研究报告、对方当事人资质材料、校内审查文件、会议纪要、交货凭证、验收文件、往来函件、数据电文等与合同有关的材料，均应妥善加以收集和保管，并作为合同档案的组成部分，与合同一并备案、存档，不得遗弃、丢失和损毁。

第二十五条　合同承办单位及归口管理部门应当加强合同登记管理，制作合同管理情况汇总表，并于每年年底报送学校办公室。

第二十六条　合同档案应当按照学校档案管理规定进行归档。

 

第六章  合同监管责任追究

第二十七条　未经学校批准，任何人不得以任何形式泄露合同订立与履行过程中涉及的工作秘密或商业秘密。

第二十八条　严格责任追究，有下列情形之一的，追究相关人员的责任，对违反党纪、政纪的由有关部门给予纪律处分；构成犯罪的，移交司法机关处理。 

（一）对不执行本办法规定随意签订合同的；或擅自以本部门、内设机构行政公章对外签订合同的；或擅自变更、解除、续签合同，给学校造成损失和不良后果的；

（二）在签订、履行合同和在合同管理、监督过程中失职、渎职、以权谋私、泄露商业机密、非法串通损害国家和学校利益的；

（三）工作不认真尽职造成不履行合同给学校声誉、合法权益造成损害的；

（四）合同执行不到位却办理了验收合格的；

（五）对因合同相关资料保存不当造成丢失损毁的；

（六）有违反国家法律法规、学校相关规章制度行为的；

（七）其他严重违反本管理办法造成负面影响的；

第二十九条　学校监察室对合同管理进行监督。对违规行为进行查处。 

 

第七章　附　则

第三十条　本办法自印发之日起施行。学校原有规定与本办法不一致的，以本办法为准。

第三十一条　本办法由学校办公室负责解释。