第一章 总 则

第一条  为进一步推进学校公文处理工作科学化、制度化、规范化，提高办文质量、效率和水平，根据中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）和湖南省委、省政府办公厅《党政机关公文处理工作细则》（湘办发〔2012〕40号）以及郴州市委、市政府办《关于进一步规范公文办理工作的意见》（郴办发〔2016〕24号），结合我校实际，特制定本办法。

第二条 本细则适用于郴州职业技术学院及所属各院系、部门公文处理工作。

第三条 公文处理工作是指公文拟制、办理、管理、立卷、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条 公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则，实行统一领导、分级管理。

第五条 提倡无纸化办公，全校各单位应当积极通过办公自动化系统（以下简称OA系统）进行公文处理，促进公文处理工作信息化水平不断提高。除涉密文件外，学校的公文处理工作一般通过OA系统进行。

第六条  学校办公室是学校公文的管理机构，承办以学校名义制发的各类公文，并负责指导全校各院系、部门的公文处理工作。

第七条 全校各院系、部门应当高度重视和认真做好公文处理工作，应明确专人负责公文处理工作。二级院系、教学部的办公室管理本部门的公文。公文处理人员应当恪尽职守、作风严谨、勤奋学习，具备相关专业知识。

第二章 公文种类

第八条 学校常用的党政公文种类：

（一）决定。适用于对重要事项做出安排，奖惩有关部门及人员，变更或者撤销各院系、部门不适当的决定事项。

（二）决议。适用于经会议讨论通过的重要决策事项。

（三）通告。适用于校内各有关方面应当遵守或者周知的事项。

（四）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（五）通知。适用于发布、传达要求各院系、部门办理、周知或者执行的事项，批转、转发公文。

（六）通报。适用于表彰先进、批评错误，传达重要精神、交流重要情况。

（七）请示。适用于学校向上级机关或者校内各部门向学校请求指示、批准。

（八）批复。适用于答复各院系、部门的请示事项。

（九）报告。适用于学校向上级机关或校内各部门向学校汇报工作、反映情况、答复询问。

（十）函。适用于平行机关和不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题等。

（十一）纪要。适用于记载和传达会议主要精神和议定事项。

第三章 公文格式

第九条 学校党政公文一般由发文单位（部门）标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发部门名称和印发日期等部分组成。

（一）发文单位（部门）标识。应当用发文单位（部门）全称或者规范化简称，用套红大字居中印制在公文首页相应位置。

学校发文单位（部门）标志规范为九种：

1.“中共郴州职业技术学院委员会” （校党委对外上行文或平行文使用）；

2.“郴州职业技术学院”（校行政对外上行文或平行文使用）；

3．“中共郴州职业技术学院委员会文件” （校党委下行文使用）；

4.“郴州职业技术学院文件”（校行政下行文使用）；

5.“中共郴州职业技术学院纪律检查委员会文件”（校纪委使用）；

6.“中共郴州职业技术学院委员会（×××）文件”（党委各部门使用）；

7. “郴州职业技术学院（×××）文件”（各二级院系、行政部门使用）；

8. “共青团郴州职业技术学院委员会文件”（校团委使用）；

9． “郴州职业技术学院工会委员会文件”（校工会使用）。

（二）发文字号。由单位（部门）代字、发文年份和发文顺序号组成。发文年份和序号用阿拉伯数字，年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入，序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字（专用通报除外）。

（三）签发人。上行文应当标注签发人姓名，与发文字号平行编排，居发文单位（部门）标志下方，红色分隔线上方。发文字号居左空一字，签发人居右空一字。

（三）公文标题。由发文单位（部门）、事由和文种组成。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

（四）主送机关。指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。由校党委行文的普发文件，主送机关为“各党总支、支部，各院系、处室”；学校行政下发的普发文件，主送机关统一确定为“各院系、处室”。

（五）正文。公文的主体部分，用来表述公文的内容。

（六）附件。是正文的补充材料或参考材料。公文若有附件，应在正文之后、落款之前写明附件的序号和名称。印发、转发文件类的通知，印发、转发的内容作为文件主体另起一而，不作为附件。

（七）成文日期。一般以公文签发人签发的日期为准。用阿拉伯数字将年、月、日标全。

（八）印章。正式行文一般加盖发文单位印章。印章要盖在成文日期中间偏上位置，上不压正文。

（九）公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。“附注”的位置在成文日期和印章之下，空一行后另起一行空两格标注。请示件应附注联系人、联系电话。

（十）抄送机关。指除主送机关以外，需要执行或告知公文内容的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。

（十一）印发机关名称和印发日期。位于公文末页下端同一行的两端，份数加括号标注于印发日期下方，此两行之间用横线相隔。

第十条 公文的版式按照《党政机关公文格式》国家标准执行。

第十一条 公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。需要使用序数符号标明层次时，一般排列顺序是：第一层用“一”，第二层用“（一）”，第三层用“1.”，第四层用“(1)”。行政规章视需要按章、节、条、款、项、目标明层次。 

第十二条 公文用纸一般采用国际标准A4（210mm×297mm），文字自左至右横写，在左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。

第四章 行文规则

第十三条 校党委以“中共郴州职业技术学院委员会”、校行政以“郴州职业技术学院”名义对上、对下或对外行文，必要时学校党政可以联合行文。属于党委、行政各自职权范围内的工作，不得联合行文。

第十四条 除以函的形式商洽工作外，学校内设机构除学校办公室外不得以学校名义对外正式行文。

第十五条   中共郴州职业技术学院纪律检查委员会、中共郴州职业技术学院委员会组织部、中共郴州职业技术学院委员会宣传部按照工作职责可以向校内各党组织、各院系、各部门行文，工会郴州职业技术学院委员会按照工作职责可以向校内各分工会行文，共青团郴州职业技术学院委员会根据团组织内的有关规定行文。各院系根据职权范围可向本院系内行文。各职能部门在各自职权范围内，可以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项，以部门名义就日常工作安排等向各院系、部门发布通知。

第十六条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的单位。

第十七条   向上级单位行文，一般用请示、报告等文种，应当遵循以下规则：

（一）原则上主送一个上级单位，根据需要同时抄送相关上级单位和同级单位，不抄送下级单位。

（二）以学校党委、行政名义向上级单位报送的文件，按职责分工由各职能部门代拟稿，由学校办公室审核，统一编号行文，按程序办理签发手续。

（三）请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

第十八条 向全校各院系、部门行文为下行文，一般用通知、通报、意见、决定、批复等文种，应当遵循以下规则：

（一）主送受理单位，根据需要抄送相关单位。

（二）学校党委、行政可向全校各院系、部门行文。

（三）以学校党委、行政名义向各院系、部门行文的，按职责分工由各职能部门代拟稿，由学校办公室审核，统一编号行文，按程序办理签发手续。

（四）出台印发学校有关规章制度，按学校制度立改废有关规定的权限和职责分工由各职能部门代拟稿，学校办公室审核，统一编号行文，按程序办理签发手续。

第十九条 行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。

从严控制公文制发数量。凡属以下情况的，不再制发公文：国家法律法规和党内法规已作出明确规定的；现行公文规定仍然适用的；就某项工作已作出安排部署、有关单位已经明确任务的；已发布领导讲话、印发会议纪要的；可用电话、传真、邮件等其他手段办理的；没有实质性内容、可发可不发的。

从严控制公文制发规格。部门职责范围内的常规工作、事项，可以部门名义发布通知的，不以学校名义行文。通过网络公开发布的公文，不再下发纸质公文。按上级要求和规定从严控制以会议名义突击制发公文。

第五章 发文办理

第二十条 发文办理是指以学校党政名义制发公文的过程，包括草拟、审核、核稿、签发、登记、缮印、校对、用印、分发等程序。发文办理应当按规定的程序进行。

第二十一条 学校发文办理的一般程序为：主办部门拟稿→主办部门负责人审核→办公室文秘科初审→办公室主任核签→分管校领导会签→校主要领导签发→办公室文秘科编号、打印→主办部门校对→办公室文秘科二次校对→办公室主任终审→办公室用印、分发或网上发布。

第二十二条　公文起草应当做到：

（一）符合党的理论路线方针政策和国家法律法规及学校有关规定。

（二）一切从实际出发，分析问题实事求是，提出的政策措施和办法切实可行。

（三）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精练。

（四）文种正确，格式规范。

（五）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。

（六）公文涉及其他部门职权范围内的事项，起草部门必须征求相关者部门意见，力求达成一致。

（七）院系、部门主要负责人应当主持、指导重要公文起草工作。

第二十三条　公文文稿签发前，应当由办公室进行审核。审核的重点是：

（一）行文理由是否充分，行文依据是否准确。

（二）内容是否符合党的理论路线方针政策和国家法律法规；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。

（三）涉及有关部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。

（四）重要公文文稿是否按照有关规定经有关会议审议。

（五）文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。

（六）其他内容是否符合公文起草的有关要求。

第二十四条　经审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草部门并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草部门修改后重新报送。

第六章 收文办理

第二十五条 收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、拟办、承办、传阅、催办、答复等程序。学校收文办理应当按规定的程序进行。

第二十六条 学校收到的各级机关下发或交办的公文、资料、公函等，统一由学校办公室专人负责签收，并办理编号、登记手续，填附“公文处理单”，办公室主任提出拟办意见后，送学校有关领导批示或交有关部门办理。

第二十七条 承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对于不属于本部门职权范围或者不宜本部门办理的，应当及时退回办公室并说明理由。在公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门要主动与有关部门协商办理。

第二十八条 秘密文件由办公室机要人员统一管理，严格按照规定的范围传达、阅读，不得自行扩大范围，也不得向无关人员泄露文件内容。秘密文件应在阅文室阅读，不得带到办公室或其他公共场所，严禁对秘密文件复印、拍照上传等，违者从严追究当事人和管理人员责任。

第二十九条 送学校领导批示或交有关部门办理的公文，办公室派专人负责催办、督办，公文办理的过程和结果要进行登记备案。

第三十条 公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。

第七章 公文归档与销毁

第三十一条 公文办理完毕后，应按照《中华人民共和国档案法》及有关规定，及时将公文底稿、正本和有关材料整理立卷。电文随同文件一起立卷。学校层面的公文资料的整理、分类、立卷、归档工作由办公室专职人员负责。所有公文每年年终清理一次。

第三十二条 公文立卷应根据公文形成的特征、相互联系和保存价值进行分类、整理、立卷，完整地反映本部门的主要工作情况，以便于查找和利用。

第三十三条 文件材料应当根据保管期限，定期向档案室移交，重要合同、文件随办随归。任何部门和个人不得保存应当归档的公文、文稿等材料。公文存档后，如需查找或借阅有关公文资料，应当到校档案室按有关规定办理。

第三十四条 没有归档价值的公文和其他材料，经过鉴别和办公室主要负责人批准，可定期销毁。销毁秘密公文，应当根据保密规定送市委文电科销毁。

第八章 附 则

第三十五条 学校公文含纸质公文和电子公文。学校电子公文指通过郴州职业技术学院办公自动化系统、依照合法程序进行流转、签批及发布的公文，电子公文的处理办法参照本细则执行。

第四十一条   本细则自发布之日起施行。此前学校发布的有关规定与本文件不相一致的，以本文件为准。

附：郴州职业技术学院发文机关代字

  

附件：

郴州职业技术学院发文机关代字

对外的上行文和平行文：“郴职院委〔20**〕*号”、“郴职院委函〔20**〕*号”、“郴职院〔20**〕*号”、“郴职院函〔20**〕*号”。

对内的下行文和平行文：以学校党委、行政落款的下行文，机关代字包括“郴职院委”或“郴职院”和主办文件部门代字；

学校各院系、部门、基层党组织以本部门名义印发的公文，发文字号如下表：

单 位	发文字号	落款单位及公章
纪委	郴职院纪〔20**〕*号	中共郴州职业技术学院纪律检查委员会
工会	郴职院工会〔20**〕*号	郴州职业技术学院工会委员会
组织部	郴职院委组〔20**〕*号 校组织〔20**〕*号	中共郴州职业技术学院委员会 中共郴州职业技术学院委员会组织部
宣传统战部	郴职院委宣〔20**〕*号 校宣传〔20**〕*号	中共郴州职业技术学院委员会 中共郴州职业技术学院委员会宣传统战部
教务处	郴职院教〔20**〕*号 校教务〔20**〕*号	郴州职业技术学院 郴州职业技术学院教务处
学生工作部（处）	郴职院委学工〔20**〕*号 郴职院学工〔20**〕*号 校委学工〔20**〕*号 校学工〔20**〕*号	中共郴州职业技术学院委员会 郴州职业技术学院 中共郴州职业技术学院委员会学生工作部 郴州职业技术学院学生工作处
团委	郴职院团委〔20**〕*号	共青团郴州职业技术学院委员会
各院系 （以财政经济学院为例）	郴职院财政委〔20**〕*号 郴职院财政〔20**〕*号	中共郴州职业技术学院财政经济学院总支委员会 郴州职业技术学院财政经济学院